Кейс · октябрь 2026

Договорный отдел в Битрикс24 – договоры, счета и акты в одной системе

Оцифровали договорный отдел: договоры согласуются по этапам, допсоглашения привязаны к договорам, а оплаты и подписанные акты сами отражаются в карточке. Опыт внедрения Битрикс24 и автоматизации документооборота.

автоматизация документооборота

Клиент: ООО «Альянс-М»
Сфера: сервисное обслуживание тепловых пунктов
Расположение: г. Москва
Сдача проекта: октябрь 2026

«Альянс-М» – московская компания, которая занимается сервисным обслуживанием тепловых пунктов и работает с большим числом подрядчиков. С каждым заключается договор, а по ходу работ к нему добавляются дополнительные соглашения, счета и акты. Базу договоров вели в таблице, и с ростом числа документов держать картину становилось всё сложнее.

Проблематика до внедрения

Работа с договорами держалась на файлах, почте и таблицах:

База договоров в таблице
договоры учитывались в общей таблице – без связей с компаниями и допсоглашениями, без статусов и истории изменений.
Согласование без маршрута
договоры готовили и согласовывали по почте и в мессенджерах. Было непонятно, на каком шаге документ и кто его задерживает.
Допсоглашения отдельно от договоров
чтобы собрать все изменения по договору, приходилось искать дополнительные соглашения по папкам и переписке.
Документы вручную
реквизиты, суммы и НДС каждый раз переносили в шаблон руками – долго и с риском ошибки.
Оплаты не видны в договоре
чтобы понять, сколько по договору уже оплачено и какие акты подписаны, нужно было сверять счета и акты с бухгалтерией.

Цели автоматизации документооборота и внедрения Битрикс24:

Провести каждый договор по понятному маршруту – от подготовки до подписания.
Связать дополнительные соглашения с основными договорами.
Формировать документы из данных карточки, без ручного копирования.
Видеть в договоре оплаты и подписанные акты без сверок с бухгалтерией.

Выполненные работы

Перенос базы договоров из таблицы

Импортировали существующую базу договоров из таблицы в Битрикс24 и сразу восстановили связи: каждый договор привязан к компании-контрагенту, а дополнительные соглашения – к своим договорам. Работа в новой системе началась с полной истории, а не с чистого листа.
Договоры – в смарт-процессе

Подготовку, согласование и подписание договоров перенесли в смарт-процесс. У каждого этапа – свои ответственные, поэтому видно, где сейчас документ и кто должен сделать следующий шаг.
Допсоглашения привязаны к договорам

Дополнительные соглашения оформляются в Битрикс24 и привязываются к основному договору. В карточке договора видны все его допсоглашения – искать их по папкам и почте больше не нужно.
Документы по шаблонам

Подготовили шаблоны, которые заполняются данными из карточки: реквизитами сторон, предметом, суммами и сроками. Готовый документ формируется в пару кликов.
Счета и акты – отдельными смарт-процессами

Для счетов и актов настроили собственные смарт-процессы со своими стадиями. Каждый счёт и акт связан с договором или допсоглашением, к которому относится.
Оплаты видны в договоре

Когда счёт переходит на стадию «Оплачен», сумма автоматически учитывается в соответствующем договоре: в карточке видна общая сумма оплаченных счетов. Сверять оплаты вручную больше не нужно.
Автоматический расчёт НДС

НДС рассчитывается автоматически от сумм в карточке – в документах и счетах он всегда посчитан одинаково и без ошибок.
История в комментариях договора

Когда акт подписан или счёт оплачен, информация об этом автоматически появляется в комментариях к соответствующему договору или допсоглашению. Вся история исполнения – в одной ленте.
Пресеты фильтров

Настроили и сохранили пресеты фильтров для типовых выборок, чтобы нужный список договоров, счетов или актов открывался в один клик.
Автоматизация документооборота

Обеспечена автоматизация документооборота на предприятии в рамках внедрения автоматизации бизнес-процессов.

Результаты внедрения

Прозрачное согласование
по каждому договору видно, на каком он этапе и кто отвечает за следующий шаг.
Договор со всеми изменениями
допсоглашения, счета и акты собраны вокруг основного договора.
Документы без ручного набора
шаблоны и автоматический расчёт НДС экономят время и убирают ошибки.
Исполнение договора как на ладони
сумма оплат и подписанные акты видны прямо в карточке, без сверок с бухгалтерией.

Заключение

Успешное внедрение CRM Битрикс24 превратило договорную работу «Альянс-М» (Москва) из набора файлов и таблиц в единую систему: договор, его допсоглашения, счета и акты связаны между собой, а оплаты и подписания отражаются автоматически. Договорный отдел тратит меньше времени на рутину и в любой момент видит, как исполняется каждый договор. Выполнена автоматизация документооборота на предприятии как одна из важнейших частей автоматизации бизнес-процессов.

Только знакомитесь с Битрикс24? Начните с бесплатного тарифа, чтобы без спешки протестировать базовые инструменты для бизнеса.

Бесплатный тариф

Хотите воспользоваться Битрикс24 бесплатно?

У Битрикс24 есть бесплатный тариф, время использования которого не ограничено. В нём можно:

неограниченное количество сотрудников
организационная структура компании
1 воронка продаж и 5 роботов для сделок
проекты и задачи для сотрудников
внутренние чаты и мессенджер
1 канал внешней коммуникации (Telegram, ВКонтакте)
1 база знаний компании

Установить Битрикс24 бесплатно Помочь с настройкой

Следующий кейс Автоматизация отдела продаж и Битрикс24 для строительной компании CRM для строительства ИЖД в Калининграде и продажи земельных участков: настройка воронки и автоматизация отдела продаж.

Автоматизация отдела продаж и документооборота

Другие кейсы

Кейс: Битрикс24 для сервисной службы – от письма клиента до контроля качества

июнь 2026

сервисное обслуживаниеавтоматизация бизнес-процессов

Сервисные заявки – от письма до закрытия

Заявки из почты сами становятся сделками, инженер назначает выезд, а клиент получает письма о визите и о завершении работ – после проверки качества менеджером.

Смотреть кейс