Автоматизация в Битрикс24 строится на двух инструментах – роботах и бизнес-процессах. Их часто путают, хотя задачи у них разные. Разберём, чем они отличаются, когда какой инструмент выбрать и что стоит автоматизировать в первую очередь, чтобы эффект был заметен уже в первый месяц.
Роботы: простые действия на стадиях
Робот срабатывает, когда сделка попадает на определённую стадию: отправляет письмо клиенту, ставит задачу, меняет ответственного. Настраиваются они без программирования, прямо в воронке.
Типичные действия роботов:
- Задачи и дела: поставить задачу менеджеру, запланировать звонок или встречу.
- Сообщения: отправить клиенту письмо, SMS или сообщение в мессенджер.
- Документы: сформировать счёт или КП по шаблону из данных карточки.
- Изменения: заполнить поле, сменить ответственного, перевести сделку на другую стадию.
У роботов можно задать условие и задержку: например, отправить напоминание только если сумма сделки больше 100 000 ₽ или через два дня после перехода на стадию.
Триггеры: когда сделку двигает событие
Триггер – обратная сторона робота. Он сам переводит сделку на нужную стадию, когда что-то произошло: клиент открыл письмо, оплатил счёт, перезвонил или заполнил форму. Вместе роботы и триггеры позволяют воронке «двигаться» почти без участия менеджера.
Бизнес-процессы: сложные сценарии
Бизнес-процесс – это цепочка действий с условиями и согласованиями. Например, договор уходит юристу, затем руководителю, и только после двух одобрений – клиенту.
Бизнес-процессы нужны там, где важны ветвления и участие нескольких людей:
- согласование договоров, скидок и счетов;
- оформление заявок на закупку или оплату поставщику;
- передача сделки между отделами – например, из продаж в производство или сервис;
- автоматическое создание связанных элементов: компании, контакта, задач по проекту.
Как выбрать инструмент
Простое правило: если действие привязано к стадии и выполняется «одним шагом» – это робот. Если нужно несколько шагов, ветвления «если – то» или ответы сотрудников – это бизнес-процесс. Роботы настраиваются за минуты и понятны любому администратору, бизнес-процессы требуют проектирования, зато закрывают сложные сценарии целиком.
С чего начать
- Уведомление менеджеру о новой заявке.
- Автоматическая отправка КП по шаблону.
- Задача на повторный звонок, если клиент не ответил.
- Напоминание клиенту о встрече за день.
Начинайте с того, что сотрудники делают каждый день вручную, – именно там автоматизация окупается быстрее всего.
Когда базовые роботы заработают, можно переходить к бизнес-процессам: согласованиям, документам и связям между отделами.
Частые ошибки
- Автоматизировать хаос: если процесс не описан, робот лишь ускорит путаницу. Сначала – стадии и правила, потом – автоматизация.
- Слишком много уведомлений: когда сотруднику приходит десять напоминаний в час, он перестаёт их читать. Оставляйте только те, что требуют действия.
- Никто не отвечает за настройки: процессы меняются, и роботов нужно периодически пересматривать. Назначьте ответственного или договоритесь о поддержке.
Хорошо настроенная автоматизация незаметна: менеджеры просто перестают забывать о клиентах, а руководитель – вручную проверять, всё ли сделано.
Если вы пока не знакомы с данной CRM, рекомендуем вам узнать, как перейти на бесплатный тариф Битрикс24.
