Заявки приходят с сайта, по телефону, в Telegram и на почту – и почти в каждой компании часть из них теряется. Менеджер забыл перезвонить, письмо ушло в спам, сообщение в мессенджере прочитали и закрыли. Каждая такая заявка – это клиент, который уже был готов купить, но ушёл к конкурентам. Битрикс24 решает это не дисциплиной, а настройками: система сама фиксирует обращения, напоминает о них и показывает, где что-то пошло не так.
1. Все каналы – в одну воронку
Первый шаг – сделать так, чтобы ни одно обращение не жило вне CRM. Подключите формы сайта, телефонию, почту и мессенджеры через Открытые линии. Каждое обращение автоматически становится лидом или сделкой с указанием источника.
- Сайт: CRM-форма Битрикс24 или интеграция с формой, которая уже стоит на сайте.
- Телефония: звонок, в том числе пропущенный, создаёт сделку и запись разговора в карточке.
- Почта: письма на общий адрес попадают в CRM, а не теряются в личных ящиках менеджеров.
- Мессенджеры: Telegram, ВКонтакте и чат на сайте – в одном окне, с историей переписки.
Важно, чтобы источник заявки сохранялся автоматически. Тогда через месяц станет видно, какие каналы приносят продажи, а какие – только звонки «просто узнать цену».
2. Стадии, которые отражают реальный процесс
Не копируйте стадии из шаблона. Пропишите путь клиента так, как он устроен у вас: «Новая», «КП отправлено», «Встреча», «Договор». Чем точнее стадии, тем понятнее, где застревают деньги.
Хорошая проверка: у каждой стадии должно быть понятное действие, которое переводит сделку дальше. Если менеджер не может сказать, что нужно сделать, чтобы сделка ушла со стадии «В работе», – стадию стоит разделить или переименовать. А для проигранных сделок заведите несколько причин отказа: «Дорого», «Выбрали конкурента», «Нет бюджета». Это бесплатная аналитика о том, почему вы теряете клиентов.
3. Роботы вместо напоминаний
Робот ставит менеджеру задачу «Позвонить» сразу после появления сделки, а через час без ответа – уведомляет руководителя. Менеджеру не нужно помнить о каждой заявке: система сама подскажет, что и когда сделать.
- новая заявка – задача «Связаться с клиентом» со сроком 15 минут;
- КП отправлено – напоминание перезвонить через два дня;
- клиент не ответил – повторное касание письмом или сообщением.
Правило, которое мы закладываем почти во все внедрения: у каждой сделки всегда есть следующее запланированное действие.
4. Контроль «зависших» сделок
Если сделка не двигается по воронке несколько дней, робот меняет ответственного или ставит задачу руководителю. Ни одна заявка не останется без внимания.
Срок «зависания» лучше задать для каждой стадии отдельно: новую заявку нельзя держать больше часа, а на стадии согласования договора нормально подождать неделю. В Битрикс24 это настраивается роботами с условием по времени нахождения на стадии.
5. Отчёт, который смотрят каждый день
Настройте простой дашборд: количество новых заявок, конверсия по стадиям и сделки без дел. Пять минут утром – и руководитель видит всю картину.
Не стоит начинать с десятка отчётов. Достаточно трёх вопросов, на которые дашборд отвечает каждый день: сколько пришло заявок, сколько из них в работе и какие сделки остались без следующего шага.
С чего начать
Все пять настроек не обязательно внедрять одновременно. Мы обычно идём в таком порядке:
- подключить все каналы и убедиться, что каждое обращение попадает в CRM;
- настроить стадии под реальный процесс продаж;
- добавить роботов на первые стадии – там теряется больше всего заявок;
- включить контроль сроков и собрать дашборд.
Первые результаты обычно видны уже через неделю: заявки перестают «пропадать», а руководитель впервые видит, сколько их на самом деле приходит.
Если Вы пока мало знакомы с CRM Битрикс24, начните с изучения возможностей бесплатного тарифа.
И последнее, но не по значимости. Если сайт вашей компании давно не обновлялся, начните с его аудита и модернизации или закажите разработку нового сайта у команды CRMagic, чтобы превратить его в реальный инструмент роста продаж.
